第4章:商务报告写作：Unit 1 正式报告和商务报告

本章将会针对各种类型的报告作介绍，但会将重点放在对商务报告的介绍上。此外，由于这种文体的实用性，商务英语中、高级考试中也都会有针对报告的写作。因此在这一章的最后一个单元中会对考试情况及试题进行分析。

正式报告:

报告可分为正式报告和非正式报告。正式报告一般篇幅很长，可根据其主题的重要性和复杂性安排层次分明的各段落，并带有扉页、口录和结论等部分。非正式报告篇幅较短，一般是根据某些较小规模的研究课题的结论所做的报告。因此，相对正式报告来说它的结构较为松散，并带有一些个人风格。正式报告通常是山一个委员会或一组专门人员在经过非常具体的调查或研究后写出的结果，具有很强的客观性和逻辑上的严密性。当然，山于项口的规模大小及重要性不同，报告的篇幅长短及格式的正规程度也有一定的差异。正式报告通常与重大项口连在一起，如新产品的开发、整个公司结构的调辍、对具有竞争力产品或方法的研究等。

在以下所列的情形中通常需要写份正式报告:

l）因议越复杂需要更深层次的分析；
2）因禽广泛调研而费时费钱；
3）报告将送交不同的接收人；
4）报告将影响到公司的主要决策；

一般来说，一份标准的正式报告分为前置部分、主题部分和后置部分：

前置部分包括：

封面（Cover）
标题页（Title Page）
转交信（Letter of Transmittal）
目录（Table of Contents）
图示表（List of illustrations）
前言（Foreword） 主体部分包括：
内容提要（Executive Summary）
引言（Introduction）
正文讨论（Text Discussion）
总结（Summary）
结论（Conclusion）
建议（Recommendations）

附注（References）

后置部分包括：

参考文献（Bibliograghy）

附录（Appendix）
词汇表（Glossary）
索引（Index）

商务报告:

与正式报告不同．商务报告往往只涉及公司内部事务，所以篇幅通常不会太长．格式也不会太繁杂，换句话说．商务报告更简沽明了。那么什么是商务报古呢？商务报告是报告人对做过的工作或从事过的商务活动向本公司或公司内部的主管部门所做的详细报告。它提供具体的信息、数据和意见，是种高度专业化的交流方式。它也可以是商业机构之间进行的种交流方式。它也可以是商业机构之间进行的一种交流方式。

商务报告的类型:

商务报告的范围很广，其长短、规模和复杂程度也不尽相间。一般来说，商务报告可以分为以下三类：

日常报告

* 商务代表就商务访问所写的报告
* 公司经理扰部门工作所写的报告
* 公司设备和维护报告
* 工作进度报告
* 安全报告
* 事故报告

调查报告

* 对一些特别课越进行了研究和调查后写出的报告
* 对某一策略做出改突所做的报告

可行性报告

* 销售报告和市场调研报告

商务报告的基本写作原理:

无论是哪种报告，在写作方法上都需要遵循以下基本原则：

* 明确报告的接收对象，分析他们的需要。不同的接收者（如管理人员、技术人员、一般职员）需要的信息不同，在写作时要选择接收者希望得到的内容。

* 注意客观性和真实性。要如实报告研究调查及其他商业活动的过程和结果。阐述事实本身，少花笔墨去写不相关的细节。
* 篇章结构合理、逻辑性强．报告分几大主要部分，分几个小节，大标题和小标题各是什么．正式的报告要讲究规范性，一般由标题、内容提要、目录、引言、正文和结束语等主要部分组成．简短的或非正式的报告要确定小节标题，要点使用要清晰、醒目。
* 篇章的组织模式一般分为时间先后顺序式，也就是说，按工作进行的先后顺序来组织；篇章结构．或者按照各项工作的主次、重要性来组织．也可以将两者有机结合，如在某一段时间内做了几项工作，即在总时间框架内，按工作的主次来组织．
* 语言要简洁明了，直截了当。
* 如有必要可采用图表方式，如问卷、曲线图等来表述调查结果。无论写什么报告，都要分析读者的要求和需要。作为项目的主要部分或赞助商，最想知道的信．急可能是工作人员的所见所闻、收获、建议等，这些内容都要在报告中明确体现。