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第1章:非正式文体(1):便函写作
Memo 的定义：
memo 的英文解释是 a short official note to another person in the same company or organization, 中文意思就是备忘录，也就是正式的便函。memo 的全称是 memorandum[memə'rændəm]，其复数形式是memoranda 或memorandums。确定地讲，它是指在同一家公司或机构内从一个人或一个部门传递到另一个人或另一个部门的书面信息。它的内容涉及很多方面，主要是通知对方要在当天或近期内所要办理的事情是什么。 memo多用于公司内部，通常是个人写给个人或者个人写给整个公司或者部门。它可以由上级发给下级，也可以是下级发给上级，或者在同级之间进行交流。它的写法一般较为正式，有一些特定的格式。
Memo 写作的格式：
首先请大家看看下面这个memo，思考一下它的格式和写法。
（今年的年度销售大会将于4月3日至4月8日在我们伦敦分公司举行。 请提前预定航班。您在此期间的所有开支将由我们支付。）
通过上面的列子可以看出memo 通常包含一下几个部分：
a.公司名称：因为大部分memo都是用专门的公司用纸书写，因此上面会有公司的名称，电话等。如果没有你可以把它们打印出来。
b.To:指这个memo是写给谁的。
c.From:指这个memo是谁写的。
d.Date:指的是写这个memo时的日期。日期按照影视英语的写法要先写日子，然后是月份和年。这里需要注意月份的英语单词应该是拼写出来。在较为正式的场合下，月份通常不用阿拉伯数字，也不能缩写形式。
e.Subject:指的是主题，即这个memo主要是说哪方面的事情。这个单词可以缩写为Sub。主题有时候也可以用Re:来表示。 Re是regarding 的缩写，即这个memo是关于什么内容的，也就是主题，它就等于subject。
f.正文：即这个memo的具体内容。
下面请大家思考以下几个问题：
1. 这个memo是谁写的？她的职务是什么？
2. 这个memo是写给谁的？他的职务是什么？
3.指这个memo是什么时候写的？ 请写出年月日。
4.这个memo的主题是什么？
Memo的种类
Memo根据它的用途可以分为指令型、通知型、建议型和报告型等。
指令型：
(英语培训班将在培训中心举行。请鼓励你们的员工参加。 请在4月3日上午10点前把愿意参加培训的员工名单给我。)
通知型：
（我们公司的董事长将于2004年5月24日（下周一）来我们公司。他计划与我们的销售人员讨论新近推出的产品的定价制度。他将于上午10点钟到达，请大家10点15分出席为他举行的欢迎会。谢谢！）
建议型：
(核对了我们明年的生产能力后，我想提出以下建议：在3个月期间产量再增加两万瓶，同时保持其他产品的现有生产水平。不再生产一些销售不好的产品而改为生产矿泉水。希望能采纳我的某个建议。)
报告型：
(应总经理的要求，我已经完成了一个关于我们产品的客户调研。这个调查表明我们生产的自家品牌的衬衫在市场上没有太大的潜力。)
Consumer n. 消费者；用户，顾客
Concerning prep. 关于；就…而言 we read stories concerning visitors from outer space.
Potential n. 潜能；可能性；[(+for)]
Negligible a.可以忽略的；无关紧要的；微不足道的；
有时候memo根据情况可能会更加口语化一些。在有些情况下还可以直接手写：
(你能给我以下数据吗?a)我们产品所占市场份额的最新数字。b)软饮料的整个市场调查(美国东北部的地区))
注意事项:
1. 首先memo这个单词有些时候可以省略，因为大多数memo都印在专门的公司用纸上，并且纸上已经印有公司的标志等，如果没有memo这个词则要些出来。memo这个单词可以写在第一行的中间或者左边。
2. 注意memo的格式，即To，From，Date和Subject这4项内容的位置并不是议程不变的，可以有以下形式：
3.明确表明意图，准确传递信息。在实际工作中，memo的内容可长可短，也可以正式或者非正式化，甚至非常口语化。这主要取决于对象是谁和所写的正式程度。不必用过于复杂的单词，行文应该简单，每句话表达一个意思。
4.如果内容较长，可以适当分段并且标注编号，可以用1，2，3或者A，B，C 等符号标识不同的内容。
5.语言应该礼貌。
6.便函写作会涉及到开会时间和地点等问题。要想将这样的信息传递清楚就涉及到正确使用表示时间和地点的介词，而这仅仅是需要注意的语法知识的以小部分而已。不仅非正式文体写作需要注意语法知识，书信和报告中也要注意这些细节，因此也专门就重要的语法知识进行了专项讲解。
