13、Business Correspondence(2) 商务信函(2)

　　对于母语不是英语的人来说，用英语在信中流畅、清晰地表达自己的想法并非易事。那么我们怎样才能更好地书写信函呢?下面书写商务信函的7个步骤会帮助我们解决问题：

　　1. Write down your aim. 　写下发信的目的。

　　2. Assemble all the relevant information. 　搜集所有的有关资料。

　　3. Arrange the points in order of importance. 　按重要性的顺序安排要点，决定哪些是可以省略的观点。

　　4. Write an outline in note form. 　以笔记的形式写出一个纲要。

　　5. Write a first draft. 　写出第一稿。

　　6. Revise your first draft by considering these questions: 通过考虑这些问题修改草稿。

　　information: 材料，是否包括所有要点。

　　English: 　 英文，语法、拼写和标点是否正确。

　　Style: 风格是否吸引人，是否简洁。

　　7. Write or type your final version. 　写出或打印最后成稿。

　　下面让我们具体地学习如何书写商务信函，请大家在倾听讲解时，注意信函中连接词的用法，以及信函的各种结尾方式。

　　本课的重点单词和句型

　　since 　　　　　　　既然……;由于……

　　now that … 　　　　既然……

　　due 　　　　　　　到期的，应当的

　　be due to 　　　　　因为，由于;预定……

　　appreciate 　　　　　感激

　　at your earliest convenience. 　尽早……

　　without delay 　　　　立即… …

　　as soon as possible 　尽快……

　　hear from sb 　　　　收到某人来信

　　在上一课中，我们接触到了Fish先生询价信的上半部分，并学习了商务信函的主题和开头，下面我们就来看看Fish先生是怎样书写信件的内容和结尾的。 首先让我们再来熟悉一遍这封询价信：

　　HERITAGE FINANCE LIMITED

　　--------------------------------------------------------------------------------

　　22 The Close Hanworth Middlesex TW13 5TB

　　Tel:081 899 3642 Fax:081 3644

　　29 January 199-

　　Mr. R James

　　T F Consultancy

　　29 Lower Village Rd.

　　London SE17 2ST

　　Reference: Financial Consultancy Contract

　　Dear Mr. James ,

　　We would be grateful if you could send us a quotation for the

　　above-mentioned contract. Details of the contract are

　　attached.

　　Since the work is due to start in December, we would

　　appreciate a reply at your earliest convenience.

　　Yours sincerely

　　Signature

　　J Fish

　　Corporate Finance Manager

　　在正文的第二段，Fish 先生对报价的时间提出了进一步的要求，他说：

　　Since the work is due to start in December, we would appreciate a reply at your earliest convenience.

　　(由于工作将于12月份展开，我们希望您能尽快答复。)

　　这里，Fish 先生用了since(既然……;由于……)来连接整个句子，使句子读起来更通顺。

　　注意，英文书信和中文信件一样，也讲究句与句之间要"承上启下"。 比如，连接因果关系的句子除了上文提到的since外，还有连词：

　　because(因为……), as(因为……), now that …(既然……)，例如：

　　There was a delay because we had some technical problems.

　　延期是由于技术上的问题造成的。

　　另外，我们还可以用介词词组来表示因果关系，例如上面这句话还可以用because of 或者due to 来表示：

　　There was a delay because of (due to) some technical problems. 　　　(请大家阅读"妙连句子")

　　due to在这儿是"因为，由于"的意思。不过，细心的你一定发现了在Fish 先生信中用到的due to 并不表示因果关系，而是表示"预定"。我们再来看一个表示"预定……"的句子：

　　The work is due to start in December.

　　工作预定在12月份开始。

　　其实due可是一个"多面手"，除了上面的词组due to 外，它本身还能作"到期的，应当的"。

　　比如去银行时，我们得特别注意出纳员(the teller)所说的due一词： 要是她说：

　　The bill of exchange is due on the first of next month.

　　(这张汇票下月一日到期。)

　　这时，我们就必须在下个月之前承兑汇票。

　　当你发出信件后，自然希望能很快收到对方的回复。那么，你该如何在信中礼貌地表达这一意思呢?我们先来看Fish 先生是怎么写的吧：

　　We would appreciate a reply at your earliest convenience.

　　我们希望您能尽快予以答复。

　　这是一个非常礼貌，而且有效的句子，值得你认真记忆。

　　这里，Fish 先生用at your earliest convenience.(尽早……)，表示急需得到回复。

　　而without delay(立即…)和…as soon as possible(尽快……)也可以在信中表达渴望得到回复的急切心情。

　　另外，句中appreciate表示"感激"，我们还以用其它表示感激之情的词汇来替换它，如：

　　I would be grateful if you could send us a reply at your earliest convenience.

　　当然我们还可以换一种方式：

　　I look forward to hearing from you.

　　词组hear from sb.是"收到某人来信"，而这里的to 是介词，后面一定要跟名词或者动名词。