12、Business Correspondence(2) 商务信函(2)

　　通过前面的学习，相信你已经掌握了商务信函的格式，接下来我们要学习商务信函的内容和语言。在开始前，先送给你5条书写商务信函的"Golden Rules"(秘诀)。

　　写信时，一定要考虑到收信人的感受，所以你的信件必须做到:

　　1. CLEAR 　　　 　清楚易懂

　　2. COMPLETE 　 　内容完整

　　3. CONCISE 　　 　简洁、扼要

　　4. COURTEOUS 　 用词礼貌

　　5. CORRECT　　 语言正确

　　本课的重点词汇和句型。

　　quotation 　　　n. 报价

　　above-mentioned 　adj. 上述的，信中已提到的

　　attach 　　　　vt.附上、加上(条件等)

　　enclose 　　　vt.把……(随函)附寄

　　inconvenience 　n. 不便

　　forgive 　　　　vt. 原谅

　　With reference to______ 　　关于

　　I would be grateful if you could… 如果您能……，我将不胜感激。

　　商务信函的格式非常规律化，而其内容和语言上也是有律可循的。下面就让我们根据一个实例来学习如何书写商务信函。 下列是一封财务公司的询价信：

　　HERITAGE FINANCE LIMITED

　　--------------------------------------------------------------------------------

　　22 The Close Hanworth Middlesex TW13 5TB

　　Tel:081 899 3642 Fax:081 3644

　　29 January 199-

　　Mr. R James

　　T F Consultancy

　　29 Lower Village Rd.

　　London SE17 2ST

　　Reference: Financial Consultancy Contract

　　Dear Mr. James ,

　　We would be grateful if you could send us a quotation for the above-mentioned contract. Details of the contract are attached.

　　Since the work is due to start in December, we would appreciate a reply at your earliest convenience.

　　Yours sincerely Signature J Fish

　　Corporate Finance Manager

　　仔细阅读这封询价信之后，你会发现写信人-公司财务经理(Corporate Finance Manager) J Fish 在收信人称呼之前，写下了信件的主题：

　　关于财政合同(Reference: Financial Consultancy Contract)。

　　因为商务信函强调"效率第一"，所以在正文(body)前面加上信件的主题，会使收信人对信件的主要内容一目了然，达到事半功倍的效果。

　　商务信函的主题有好几种表达方式，

　　你可以把主题放在收信人称呼之前，比如：

　　Subject: ____; Re:___ 或者Reference:____

　　也可以在放在收信人称呼之后，正文的开头，如： With reference to______ (关于) 例如，我们可以用下面这句话来引出正文：

　　With reference to our previous letters and cables, we wish to call your attention to the fact … 　　(关于我们以前的信件，我们希望你们注意到这样一个事实……)

　　现在你对主题的写法一定胸有成竹了吧，接着让我们继续看Fish 先生是怎样开始信件的正文的。 从文中可以看出，Fish 先生写信的目的是要求对方提供报价单，因为他写道：

　　We would be grateful if you could send us a quotation for the above-mentioned contract.

　　(如果您能寄来上述合同有关报价，我们将非常感激。)

　　值得一提的是，Fish 先生提出要求语气非常委婉，他用了句型：

　　I would be grateful if you could… (如果您能……，我将不胜感激。)

　　这样礼貌地提出要求，会使对方感觉很舒服，从而更愿意和你做生意。

　　Fish 先生在这句话中用到了above-mentioned一词，来表达"上述的，信中已提到的"。知道了它的用法，我们就来试着用它造个句子吧。

　　"上述产品在本市各大百货商场中都能买到。"

　　正确的英文翻译是：

　　The above-mentioned product is available in the major department stores throughout this city.

　　在提出要求后，Fish 先生又加上了一句具体的说明：

　　Details of the contract are attached. (合同详细内容已随函附上。)

　　其中attach是"附上、加上(条件等)"的意思。 这里还可以用enclose 一词来替代attach，表示附件的意思。例如：

　　Please find enclosed samples.(请查收附上的样品。)

　　现在我们再来学习几种不同的商务信函开头方式。 现代商务信函越来越讲究效率，所以开门见山，直接陈述自己写信的原因不失为一个好方法，比如：

　　I am writing to inform you that/apply for / request…etc.

　　(我写信是要告诉/申请/请求……等等。)

　　而当你回复别人信件时，首先要对对方的来函表示感谢：

　　Thank you for your letter of 1 July.

　　感谢贵方7月1日的来信。

　　当然,你还可以点明具体的事由：

　　Thank you for your application for credit at Barrow's.

　　(感谢您申请Barrow's的商业信用帐户。)

　　如果你想写的是一封道歉信，用道歉来开头会让对方体会到你的诚意。比如对于客户的投诉，你可以说：

　　We are sorry for any inconvenience we caused you.

　　(我们对给您带来的任何不便深表歉意。)

　　道歉的方式很多，你也可以选择比较委婉的方式，比如为延误回复来信道歉：

　　I hope you will forgive the long delay in answering your letter of June 9.

　　(希望您能原谅我延误回复您6月9日的来信。)

　　在这一课中，我们讲到了在不同的情况下，商务信函开头方式和一些重要的单词和词组。下一课中，我们将继续就Fish 先生的信件讲解商务书信的写作方法，和常用句型。See you later!