11、Business Correspondence(1) 　商务信函(1)

　　您是否遇到过这样尴尬的情况：当你急需拟订一封得体的英语商务书信时，却觉得头脑中千头万绪，不知该从何说起……也许正是这封小小的英文书信成为您事业的绊脚石，使您失去了在公司大展宏图的机会。

　　但是，为什么不把英语商务书信变成助您平步青云的阶梯呢?变成您广交朋友的机会呢?事实上，商务信函都有一定的格式可循，并非"难于上青天"。从本课开始，入门篇将开始向您详细讲解如何书写英语商务书信，助您在最短的时间内掌握写出一手漂亮英文书信的秘诀。

　　本课的单词和重点句型。

　　recipient 　　收信人

　　salutation 　　称呼

　　enclosure 　　附件

　　signature 　　　签名

　　Company Limited 　　　责任有限公司

　　Corporation 　　　　　责任有限公司(美)

　　Incorporated 　　　　　责任有限公司(美)

　　Yours faithfully 　　　　您忠诚的

　　Yours Sincerely 　　　　您忠诚的

　　Best Wishes 　　　　　谨致问候

　　书写商务信函，首先要对商务书信的编排格式做到心中有数，下面我们就来看看书信的编排格式列表：

　　Heading 信头

　　Date 日期

　　Recipient's name and address 收信人名址

　　Salutation 称呼

　　Subject 主题

　　Body 正文

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　　--------------------

　　Complimentary close 结束敬语

　　Signature 签名

　　Enclosure Notation 附件说明

　　从列表中，我们可以清楚地看出商务信件同一般英文信件一样，首先要标明信头(Heading)和信内地址(Inside Address)。 信头的主要内容是发信人的姓名、公司名称、地址、发信日期等。但是在商务书信中，许多公司已经印好了自己带信头的信纸，所以我们不必再为重复书写公司名称、地址烦心了。

　　不过我们还是要在印好的信头下面加上发信日期的。日期的书写可分为美式和英式两种：

　　美式的写法是按照的月-日-年的顺序，比如： 2000年5月9日：May 9, 2000，May 9th, 2000, 或者5/9/2000。

　　当然，你也可以根据情况，使用英式的写法。 注意，英式的顺序是日-月-年： 9 May, 2000， 9th May, 2000

　　有了发信人的地址，自然还要注明收信人的地址，这就是信内地址(Inside Address)。比如：

　　Mr. R James

　　T F Consultancy

　　29 Lower Village Rd.

　　London SE17 2ST

　　翻译成中文就是：伦敦洛尔庄路29号，TF咨询公司，R. 詹姆斯先生。邮政编码：SE17 2ST 你是否留意到，原文地址和所翻译的中文的地址顺序恰恰相反。这是因为英文地址是按照从小到大的顺序来书写的，即： 人名--公司的具体地址--城市名+ 邮政编码--国家。

　　另外在地址中，为了显得更简洁，还常用到下面的几个缩写词： Rd.= Road(路); St.=Street(街); Sq.=Square(广场); P.O.B= Post Office Box(邮政信箱); # 24= 24号(美式用法); No.24= 24号(英式用法)

　　所以如果说"公园广场 44号"，就可以表达为：44 Park Sq.，而"中山路"，则是：Zhongshan St. 公司的名称也是商务信件必不可少的一项。 一般来说，国外绝大多数公司、企业都是责任有限公司(Company Limited)，缩写为Co. Ltd.。 在美国，责任有限公司叫Corporation 或者 Incorporated，缩写为Corp. or Inc.。

　　例如微软的全称是Microsoft Corporation, 而"摩托罗拉"则是Motorola, Inc. 完成了地址一项，你就要写信件开头的问候语(Salutation)和结尾的敬语(Complimentary close)等等。虽说这些都是客套话，但是在商务信件中却是必不可少的。

　　如果你不知道对方的姓名，可以用最客气的方式来问候他/她：

　　Dear Sir or Madam:(尊敬的先生或女士) 来称呼对方。

　　这时要用Yours faithfully (您忠诚的)来作为信尾签名之前的用语。

　　如果你知道对方的名字，则可以标明对方姓名，来显得更亲切些：

　　Dr Green 格林博士(大夫)

　　Mr. Green 格林先生

　　Mrs. Green 格林夫人

　　Ms Green 格林女士

　　Miss Green 格林小姐

　　结尾用Yours Sincerely(您忠诚的)就可以了。

　　如果收信人是你的朋友或关系亲密的同事，就直接用名字，不用姓： Dear James 亲爱的詹姆斯

　　因为是你的朋友，结尾时当然要给出最真诚的祝福，所以你可以用：Best Wishes/ regards

　　最后，在结束敬语后，需要加上你的签名，并在下面打印你的全名和职称。比如：

　　Yours sincerely

　　Signature

　　John Lee General Manager

　　学完了这一课，你应该能掌握书信的格式了，在下一课中，我们会讲到商务信函的内容编排和常用句型。希望你能随着课程能一步步地提高自己的写作技巧。